Privatlivspolitik

Vi kan indsamle persondata om dig på forskellige måder, for eksempel gennem vores sites og sociale mediekanaler; til vores events; via telefon og fax; gennem jobansøgninger; i forbindelse med personlig rekruttering eller i forbindelse med vores interaktion med kunder og leverandører. Vi kan indsamle et udvalg af persondata afhængigt af forholdets art, herunder blandt andet:

• kontaktoplysninger (for eksempel navn, postadresse, e-mailadresse og telefonnummer);
• brugernavn og password, når du registrerer dig på vores sites;
• oplysninger, som du giver om venner og andre, som du ønsker, at vi skal kontakte. (Den dataansvarlige antager, at den anden person forinden har givet tilladelse til en sådan kommunikation); og
• andre oplysninger, som du måtte give os, for eksempel i undersøgelser eller gennem funktionen ”Kontakt os” på vores hjemmeside.

• ansættelses- og uddannelseshistorik;
• sprogfærdigheder og andre arbejdsrelaterede kompetencer;
• CPR-nummer, national identifikation eller andet identifikationsnummer udstedt af en myndighed;
• fødselsdato;
• køn;
• bankkontooplysninger;
• statsborgerskab og arbejdstilladelsesstatus;
• oplysninger om ydelser;
• skatterelaterede oplysninger;
• oplysninger, der gives fra anbefalinger; og
• oplysninger, der er indeholdt i dit CV, oplysninger, du giver vedrørende dine karrieremæssige interesser og andre oplysninger om dine ansættelseskvalifikationer.
• og hvor loven påkræver det, har du givet dit udtrykkelige samtykke:
  • oplysninger om invaliditet og helbred;
  • resultater af narkotest, straffeattest og baggrundscheck.

Endvidere kan vi indsamle oplysninger, som du giver os om andre personer, for eksempel oplysninger om kontaktpersoner ved nødstilfælde.

Den dataansvarlige indsamler og bruger de data, der indsamles, til følgende formål:

a) til at levere personaleløsninger og forbinde personer til arbejdsmarkedet;
b) til at oprette og administrere online konti:
c) til at behandle betalinger;
d) til at administrere vores kunde- og leverandørforbindelser;
e) til at sende reklamemateriale, meddelelser vedrørende ledige stillinger og anden kommunikation, hvor loven tillader det og i overensstemmelse med den dataansvarliges cookie- og annonceringsmeddelelse (som er inkorporeret i nærværende dokument ved henvisning);
f) til at kommunikere om og administrere deltagelse i særlige events, reklamefremstød, programmer, tilbud, undersøgelser, konkurrencer og markedsundersøgelser, hvor loven tillader det;
g) til at svare på personers henvendelser og krav;
h) til at drive, evaluere og forbedre vores forretning (herunder udvikling, forstærkning, analyse og forbedring af vores tjenester; til at administrere vores kommunikation; til at udføre dataanalyse og til at udføre regnskabs- og revisionsfunktioner og andre interne funktioner);
i) til at beskytte mod, identificere og søge at forhindre bedrageri og anden ulovlig aktivitet, krav og erstatningsansvar; og
j) til at overholde og gennemtvinge gældende lovkrav, relevante industristandarder, kontraktlige forpligtelser og vores politikker.

Al behandling udføres på baggrund af et tilstrækkeligt retsgrundlag, som kan høre under flere forskellige kategorier, herunder:

a) samtykke eller udtrykkeligt samtykke fra den registrerede, hvor gældende ret kræver det;
b) for at sikre, at vi overholder lovkrav eller kontraktlige krav eller et krav, der er nødvendigt for at indgå en kontrakt (f.eks. til at behandle dine persondata for at sikre, at din løn og skat bliver betalt).
c) det er afgørende og nødvendigt for den dataansvarliges legitime interesse [f.eks. at lade brugeren tilgå websitet og derved modtage de udbudte tjenester].
Hvis du er jobansøger eller øvrig kandidat der modtager vores services, og du søger om en stilling eller opretter en konto for at søge om en stilling, bruger vi udover de ovenfor angivne aktiviteter de oplysninger, der er beskrevet i nærværende privatlivspolitik, til følgende formål:
a) Til at give dig jobmuligheder og arbejde;
b) til at yde HR-tjenester til dig, herunder administrations- og ydelsesprogrammer, lønninger, resultatstyring og disciplinærsager;
c) til at levere yderligere tjenester til dig, herunder uddannelse, karriererådgivning og støtte ved overgang til en ny karriere;
d) til at vurdere din egnethed som jobansøger og dine kvalifikationer til stillinger; og
e) til at udføre dataanalyse, herunder (i) til at analysere vores jobansøger- og partnerbase; (ii) til at vurdere individuelle præstationer og evner, herunder scoring af arbejdsrelaterede færdigheder; (iii) til at identificere mangel på kvalificerede medarbejdere; (iv) til at bruge oplysninger for derved at kunne matche personer og potentielle muligheder og (v) til at analysere pipelinedata (trends vedrørende ansættelsespraksis).

Vi kan også bruge oplysningerne på andre måder, hvor vi giver specifik meddelelse på tidspunktet for eller forud for indsamlingen.

Den dataansvarlige kan behandle persondata til visse legitime forretningsformål, som kan omfatte følgende:

• hvor processen gør det muligt for os at forstærke, ændre, individualisere eller på anden måde forbedre vores tjenester/kommunikation til vores kunders, kandidaters og partneres fordel;
• til at identificere og forhindre bedrageri;
• til at forbedre sikkerheden i vores netværks- og informationssystemer;
• til bedre at forstå, hvordan personer interagerer med vores websites;
• til direkte markedsføringsformål;
• til at levere postforsendelser til dig, som vi mener vil være i din interesse;
• til at afgøre den effektive virkning af vores fremstød og reklamer

Når vi behandler data til disse formål, sikrer vi, at vi sætter dine rettigheder højt og tager hensyn til disse rettigheder. Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen. Ønsker du at gøre dette, bedes du klikke her. Husk på, at såfremt du udøver din ret til at gøre indsigelse, kan dette påvirke vores evne til at udføre og levere tjenester til dig til din fordel.

De persondata som vi indsamler (også ved automatiske metoder), behandler vi til de formål, der er angivet ovenfor og i en specifik periode, som overholder vores interne politik om dataopbevaring for derved at sikre, at persondataene ikke opbevares længere end nødvendigt.
Vi benytter administrative, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger, der er designet til at sikre de persondata, du giver os, mod hændelig, ulovlig eller uautoriseret destruktion, tab, ændring, adgang, videregivelse og brug. For at sikre den rette sikkerhed og fortrolighed i persondataene anvender vi følgende sikkerhedsforanstaltninger:

• Kryptering af data i transit;
• Stærk kontrol af brugerautentifikation;
• Stærk netværksinfrastruktur;
• Løsninger til netværksovervågning;

De persondata, vi indsamler, opbevarer vi i vores systemer på en måde, der ikke muliggør identifikation af de registrerede længere end nødvendigt i lyset af de formål, som dataene blev indsamlet til, eller i henhold til hvilke data der behandles yderligere.

Vi fastsætter den specifikke periode ved at tage hensyn til:

• Nødvendigheden af at opbevare de indsamlede persondata for at kunne tilbyde tjenester, der er aftalt med brugeren;
• For at kunne sikre den dataansvarliges legitime interesse som beskrevet i formålene;
• Tilstedeværelsen af specifikke juridiske forpligtelser, som gør behandlingen og den relaterede opbevaring nødvendig i specifikke perioder;

Vi videregiver ikke persondata, som vi indsamler om dig, undtagen som beskrevet i nærværende privatlivspolitik eller i særskilte meddelelser, som gives i forbindelse med specifikke aktiviteter. Vi kan dele persondata med leverandører, som udfører tjenester på vores vegne på baggrund af vores instruktioner. Vi bemyndiger ikke disse leverandører til at bruge eller videregive oplysningerne bortset fra i nødvendigt omfang for at kunne levere tjenester på vores vegne eller for at kunne overholde lovkrav. Vi kan også dele dine persondata (i) med vores datterselskaber eller associerede selskaber; (ii) hvis du er jobansøger, da med kunder, som kunne have ledige jobmuligheder eller en interesse i at placere vores jobansøgere; og (iii) med andre, som vi arbejder med, for eksempel arbejdsanvisningskonsulenter og underleverandører for at finde et job til dig.

Endvidere kan vi videregive persondata om dig, (i) hvis dette er os påkrævet ved lov eller ved retslige skridt; (ii) til de retshåndhævende myndigheder eller andre embedsmænd på baggrund af en lovlig anmodning om videregivelse; og (iii) når vi mener, at videregivelse er nødvendig eller formålstjenlig for at forhindre fysisk skade eller økonomisk tab eller i forbindelse med en undersøgelse af formodet eller faktisk bedrageri eller ulovlig aktivitet. Vi forbeholder os også retten til at videregive persondata, vi har om dig, i tilfælde af, at vi sælger eller overdrager hele eller en del af vores virksomhed eller aktiver (herunder i tilfælde af en omorganisering, opløsning eller afvikling).

Vi kan også overføre de persondata, vi indsamler om dig, til lande uden for det land, i hvilket oplysningerne oprindeligt blev indsamlet. Disse lande har ikke altid de samme databeskyttelseslove som det land, i hvilket du først udleverede persondataene. Når vi overfører dine oplysninger til andre lande, beskytter vi dataene som beskrevet i nærværende privatlivspolitik, og sådanne overførsler vil være i overensstemmelse med gældende ret.

De lande, til hvilke vi kan overføre de persondata, vi indsamler om dig, kan være:

• Inden for Den Europæiske Union
• Uden for Den Europæiske Union

Når vi overfører persondata fra lande inden for Den Europæiske Union til lande eller internationale organisationer uden for Den Europæiske Union, finder overførslen sted på baggrund af:-

1. Europa-Kommissionens beslutning om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau;
2. I tilfælde af en manglende beslutning om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, da andre lovlige grundlag (a) juridisk bindende og gennemtvingeligt instrument mellem offentlige myndigheder eller organer; (b) bindende virksomhedsregler; (c) standardklausuler om databeskyttelse (tidligere kaldet modelklausuler), som er vedtaget af Kommissionen osv.

Når det kræves af gældende ret, kan en registreret udøve følgende specifikke rettigheder i henhold til artikel 15 til 22 i GDPR:

a) Ret til adgang: Den registrerede har ret til at tilgå sine persondata for at få bekræftet, at hans eller hendes persondata behandles i henhold til loven.
b) Ret til berigtigelse: Den registrerede har ret til at anmode om berigtigelse af alle urigtige eller ufuldstændige data om den registrerede for derved at kunne beskytte korrektheden i sådanne oplysninger og tilpasse dem til databehandlingen.
c) Ret til sletning: Den registrerede har ret til at anmode den dataansvarlige om at slette oplysninger om den registrerede og ikke længere behandle de data.
d) Ret til begrænsning af behandlingen: Den registrerede har ret til at anmode den dataansvarlige om at begrænse behandlingen af den registrerede persons data.
e) Ret til dataportabilitet: Den registrerede har ret til at anmode om dataportabilitet, hvilket betyder, at den registrerede kan modtage de oprindeligt udleverede persondata i et struktureret og almindeligt anvendt format, eller at den registrerede kan anmode om overførsel af disse data til en anden dataansvarlig.
f) Ret til at gøre indsigelse: Den registrerede, som giver den dataansvarlige persondata, har til hver en tid ret til at gøre indsigelse mod databehandlingen af flere årsager som angivet i GDPR uden at skulle retfærdiggøre sin beslutning.
g) Ret til ikke at være genstand for automatiske individuelle afgørelser: Den registrerede har ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, hvor en sådan profilering har retsvirkning eller på tilsvarende vis betydeligt påvirker den registrerede.
h) Ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed: Alle registrerede har ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed, i særdeleshed i det EU-medlemsland, hvor han eller hun har sit sædvanlige opholdssted, arbejdssted eller stedet for det formodede brud, hvis den registrerede mener, at behandlingen af persondata, der vedrører ham eller hende, er i strid med GDPR.

Når behandlingen er baseret på samtykket i henhold til artikel 7 i GDPR, kan den registrerede til hver en tid tilbagetrække sit samtykke.

Hvis du har brug for flere oplysninger om dine persondata, henvises til afsnittet "sådan kontakter du os" nedenfor.

Nærværende privatlivspolitik (herunder eventuelle tillæg) kan opdateres med jævne mellemrum for at afspejle ændringer i vores praksis inden for beskyttelse af persondata og juridiske opdateringer. I tilfælde af væsentlige ændringer orienterer vi dig ved at slå en fremtrædende meddelelse op på vores webside, som øverst i hver meddelelse angiver, hvornår den sidst blev opdateret.

Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til nærværende privatlivspolitik, eller hvis du ønsker at udøve dine rettigheder, bedes du kontakte os på nedenstående Rettighedsformular:

Rettighedsformular

Experis A/S
Data Protection Officer (DPO)
Sirli-Kristi Käpa
Oldenburg Alle 3, 1. tv., 2630 Høje Taastrup 
Danmark

We may collect personal data about you in variety of ways, such as through our Sites and social media channels; at our events; through phone and fax; through job applications; in connection with in-person recruitment; or in connection with our interactions with clients and vendors. We may collect a selection of personal data dependant on the nature of the relationship, including, but not limited to (as permitted under local law):

• contact information (such as name, postal address, email address and telephone number);
• username and password when you register on our Sites;
• information you provide about friends or other people you would like us to contact. (The Controller assumes that the other person previously gave an authorization for such communication) ; and
• other information you may provide to us, such as in surveys or through the "Contact Us" feature on our Sites.

• employment and education history;
• language proficiencies and other work-related skills;
• Social Security number, national identifier or other government-issued identification number;
• date of birth;
• gender;
• bank account information;
• citizenship and work authorization status;
• benefits information;
• tax-related information;
• information provided by references; and
• information contained in your resume or C.V., information you provide regarding your career interests, and other information about your qualifications for employment.
  and
• where required by law explicit consent has been provided by you:
  
  • disabilities and health-related information;
  • results of drug tests, criminal and other background checks.

In addition, we may collect information you provide to us about other individuals, such as information related to emergency contacts.

The Controller collects and uses the data gathered for the following purposes (as permitted under local law):

a) providing workforce solutions and connecting people to work;
b) creating and managing online accounts;
c) processing payments;
d) managing our client and vendor relationships;
e) where permitted under law and consistent with the Data Controller’s Cookie and Advertising Notice (which is incorporated herein by reference), to send promotional materials, alerts regarding available positions and other communications;
f) where permitted under law to communicating about, and administering participation in, special events, promotions, programs, offers, surveys, contests and market research;
g) responding to individuals' inquiries and claims;
h) operating, evaluating and improving our business (including developing, enhancing, analyzing and improving our services; managing our communications; performing data analytics; and performing accounting, auditing and other internal functions);
i) protecting against, identifying and seeking to prevent fraud and other unlawful activity, claims and other liabilities; and
j) complying with and enforcing applicable legal requirements, relevant industry standards, contractual obligations and our policies.

All processing will be carried out based on adequate legal grounds which may fall into a number of categories, including:

a) consent or an explicit consent from the data subject, where required by applicable law;
b) to ensure that we comply with a statutory or contractual requirement, or a requirement necessary to enter into a contract e.g. processing your personal data to ensure that your wages and taxes are paid.
c) it is essential and necessary for the legitimate interest of the Data Controller.

In addition to the activities listed above, if you are an associate or job candidate and you apply for a position or create an account to apply for a position, as permitted under local law, we use the information described in this privacy notice for the following purposes:

a) Providing you with job opportunities and work;
b) providing HR services to you, including administration of benefit programs, payroll, performance management and disciplinary actions;
c) providing additional services to you, such as training, career counselling and career transition services;
d) assessing your suitability as a job candidate and your associate qualifications for positions; and
e) performing data analytics, such as (i) analyzing our job candidate and associate base; (ii) assessing individual performance and capabilities, including scoring on work-related skills; (iii) identifying skill shortages; (iv) using information to match individuals and potential opportunities, and (v) analyzing pipeline data (trends regarding hiring practices).

We also may use the information in other ways for which we provide specific notice at or prior to the time of collection.

The Data Controller may process personal data for certain legitimate business purposes, which includes some of all of the following:

• where the process enables us to enhance, modify, personalise or otherwise improve our services/communications for the benefit of our clients, candidates and associates;
• to identify and prevent fraud;
• to enhance security of our network and information systems;
• to better understand how people interact with our websites;
• for direct marketing purposes;
• to provide postal communications to you which we think will be of interest to you;
• to determine the effectiveness of promotional campaigns and advertising

Whenever we process data for these purposes we will ensure that we keep your rights in high regard and take account of these rights. You have the right to object to such processing, and if you wish to do so please click here. Please bear in mind that if you exercise your right to object this may affect our ability to carry out and deliver services to you for your benefit.

We process the personal data we collect, also by automated means, for the purposes defined above and for a specific period of time, which complies with our internal retention policy, in order to ensure that the personal data are not kept longer than necessary.

We maintain administrative, technical and physical safeguards designed to protect the personal data you provide against accidental, unlawful or unauthorized destruction, loss, alteration, access, disclosure or use. In order to ensure the appropriate security and confidentiality of the personal data, we apply to the following security measures:

• Encryption of data in transit;
• Strong user authentication controls;
• Hardened network infrastructure;
• Network monitoring solutions;

We store in our systems the personal data we collect in a way that allows the identification of the data subjects for no longer than it is necessary in light of the purposes for which the data was collected, or for which that data is further processed.

We determine this specific period of time by taking into account:

• The necessity to keep stored the personal data collected in order to offer services established with the user;
• In order to safeguard a legitimate interest of the Data Controller as described in the purposes;
• The existence of specific legal obligations that make the processing and related storage necessary for specific period of times;

We do not disclose personal data that we collect about you, except as described in this privacy notice or in separate notices provided in connection with particular activities. We may share personal data with vendors who perform services on our behalf based on our instructions. We do not authorize these vendors to use or disclose the information except as necessary to perform services on our behalf or comply with legal requirements. We also may share your personal data (i) with our subsidiaries and affiliates; (ii) if you are a job candidate, with clients who may have job opportunities available or interest in placing our job candidates; and (iii) with others with whom we work, such as job placement consultants and subcontractors, to find you a job.

In addition, we may disclose personal data about you (i) if we are required to do so by law or legal process; (ii) to law enforcement authorities or other government officials based on a lawful disclosure request; and (iii) when we believe disclosure is necessary or appropriate to prevent physical harm or financial loss, or in connection with an investigation of suspected or actual fraudulent or illegal activity. We also reserve the right to transfer personal data we have about you in the event we sell or transfer all or a portion of our business or assets (including in the event of a reorganization, dissolution or liquidation).

We also may transfer the personal data we collect about you to countries outside of the country in which the information originally was collected. Those countries may not have the same data protection laws as the country in which you initially provided the personal data. When we transfer your information to other countries, we will protect that data as described in this privacy notice and such transfers will be in compliance with applicable law.

The countries to which we may transfer the personal data we collect about you may be:

• Within the European Union
• Outside the European Union

When we transfer personal data from within the European Union to countries or international organizations that are based outside the European Union the transfer takes place on the basis of:-

1. Adequacy decision by the European Commission;
2. In absence of an adequacy decision other legally permitted grounds (a) legally binding and enforceable instrument between public authorities or bodies; (b) binding corporate rules; (c) standard data protection clauses (formerly called the Model Clauses) adopted by the Commission, etc.

When required by applicable law, a data subject can exercise under Articles 15 to 22 of the GDPR the following specific rights:

a) Right of access: A data subject has the right to access his or her personal data concerning which in order to verify that his or her personal data is processed in accordance to the law.
b) Right to rectification: A data subject has the right to request the rectification of any inaccurate or incomplete data held about him or her, in order to protect the accuracy of such information and to adapt it to the data processing.
c) Right to erasure: A data subject has the right to request that the Data Controller erases information about him or her and to no longer process that data.
d) Right to restriction of processing: A data subject has the right to request that the Data Controller restricts the processing of his or her data.
e) Right to data portability: The data subject has the right to request the data portability meaning that the data subject can receive the originally provided personal data in a structured and commonly used format or that the data subject can request the transfer of the data to another Data Controller.
f) Right to object: The data subject who provide a Data Controller with personal data has the right to object, at any time to the data processing on a number of grounds as set out under GDPR without needing to justify his or her decision.
g) Right not to be subject of automated individual decision-making: The data subject has the right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, if such profiling produces a legal effect concerning the data subject or similarly significantly affects him or her.
h) Right to lodge a complaint with a supervisory authority: Every data subject has the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the EU Member State of his or her habitual residence, place of work or place of the alleged infringement if the data subject considers that the processing of personal data relating to him or her infringes GDPR.

Whenever the processing is based on the consent, as under art.7 of the GDPR, the data subject may withdraw their consent at any time.

If you require more information about the processing of your personal data, please refer to the How to Contact Us section below.

This privacy notice (including any addenda) may be updated periodically to reflect changes in our privacy practices and legal updates. For significant changes, we will notify you by posting a prominent notice on our Sites indicating at the top of each Notice when it was most recently updated.

If you have any questions or comments about this privacy notice, or if you would like to exercise your rights, please use the formula below “Rights Formula”

Rights formula

Experis A/S
Data Protection Officer (DPO)
Sirli-Kristi Käpa
Oldenburg Alle 3, 1. tv., 2630 Høje Taastrup 
Danmark